Vindra Bakery Office
Hela bageriets dag i ett verktyg.
Hämtningar, butikskassa, återförsäljare, bakplanering, etiketter och fakturor i samma system. Inte en webshop med tillägg och inte ett kassasystem med beställningsfunktion — ett arbetsbord för dagen, från disken till bokföringen.
Byggt för bagerier och konditorier med 1–15 anställda.
Arbetsbordet
Tisdagens hämtningar står på ett ställe.
Kollegieblocket vid telefonen har fjorton. Tre av dem står också i ett sms. Arbetsbordet är sidan ni har uppe hela dagen — och den enda plats där dagen finns.
- 01
En lista, sorterad på tid
Dagens hämtningar och leveranser står i samma lista. Överst ett band med en stapel per timme: mörk när något står kvar, ljus när det är klart. Klockan elva ser du om eftermiddagen är i fas utan att bläddra.
- 02
Bjällran för den sena kunden
Tårtan till Larsson står kvar i kylen klockan 16:40. När hämttiden passerat tänds en bjällra på raden — ett tryck och ett sms går ut: klar att hämta. Inga nummer att leta upp, ingen som behöver lämna disken.
- 03
Utlämning antas
Ni behöver inte bocka av varje korg vid disken. Natten efter hämtdagen stängs ordrarna av sig själva, och på morgonen möts ni av raden “i natt antogs 14 ordrar utlämnade — säg till om någon inte kom”. Kom någon inte trycker du på raden. De flesta system antar att inget hänt förrän du säger till. Vi antar att ni gjorde ert jobb.
Resten av dagen
Åtta saker som annars ligger i åtta program.
Allt nedan hänger på samma produktdata och samma inloggning. Ni behöver inte allt från dag ett — delarna slås på en i taget, i den ordning ert bageri har nytta av dem.
Butikskassa på iPad
BetaHon hämtar en obetald tårta och vill ha två kanelbullar till. Kassan plockar upp hämtordern från disken, lägger till bullarna och tar betalt för alltsammans på en gång. Kvittot går via sms eller mejl. Kassören väljer sig själv med en PIN, så dagsavslutet vet vem som stod var. Samma produkter och samma priser som webshopen och arbetsbordet.
Återförsäljare och B2B
I driftKaféet på torget skriver “3 st av tolvpacken till tisdag”. Är det 3 eller 36? Varje återförsäljare får egen inloggning och egen prislista, lägger ordern själv, och paketstorleken räknas rätt — 3 på en tolvpack blir 36 bullar i bakplaneringen. Stående ordrar rullar varje vecka utan att någon påminner. Fakturan går via Fortnox, eller som samlingsfaktura en gång i månaden.
Bakplanering ur faktiska ordrar
I driftHur många limpor på torsdag? Svaret ligger i ordrarna. Planeringen räknar ihop webshopordrar, hämtningar från disken, återförsäljarnas stående ordrar och tisdagsleveransen till kaféet — i styck, per produkt, per dag. Vad ni bakar till butiken lägger ni in vid sidan av, så totalen stämmer med plocklistan på morgonen.
Produktdata som blir etiketter
I driftPrislistan är ett Word-dokument från 2023 med tre priser överstrukna i kulspets. Här finns varje produkt en gång, med pris, bild, allergener och näringsvärden. Ur samma data skriver ni produktetiketter — på etikettskrivare eller vanliga A4-ark — streckkoder, näringsdeklarationer, följesedlar och prislista som PDF. Höjer ni priset på vörtlimpan ändras det överallt samma dag.
Webshop på er egen domän
I driftProdukterna säljs de veckodagar de faktiskt bakas, med era deadlines och tidsfönster. Allergener och “fritt från” står på varje produkt, ned till varianten — för ett bageri där det är hela förtroendet är det inte en detalj. Kort, Swish och faktura för företag. Orderbekräftelser och kvitton från bageriets egen avsändare, inget “via” någon annan.
Självservice med QR och Swish
I driftEn öppen butik i lokalen där kunden skannar och betalar med Swish, mot samma produktdata och samma lagersaldo som allt annat. Slutsålt går inte att köpa, och ett dubbeltryck blir inte två ordrar.
Utskick till kunderna
I driftNyhetsbrev och riktade utskick till egna listor. Kunderna anmäler sig själva i sajtens sidfot och i kassan, så listan sköter sig. Sms för klar-notiser, orderbekräftelser och påminnelser.
Ekonomi per säljkanal
I driftIntäkter, moms och avgifter uppdelat på butik, webshop, självservice och återförsäljare — plus produktmarginaler. Ni ser vilken kanal som faktiskt bär, inte bara vad som kom in. Swish-betalningar och fakturor bokförs mot Fortnox eller Spiris.
“Beta” betyder precis det: butikskassan körs i dag som övningskassa, utan kontrollenhet och riktiga kortbetalningar. Vi säger till i samtalet vad som är klart och vad som inte är det — ni ska inte upptäcka det efter att ni skrivit på.
Skåras är ett glutenfritt hantverksbageri som kör hela sin drift i Bakery Office: webshop, butikskassa, återförsäljare, bakplanering, etiketter och Fortnox. Det är vårt enda referensbageri, och vi säger det rakt ut.
Det är också där vi lärt oss det mesta. Att paketstorlekar måste räknas rätt. Att en bjällra är bättre än en lista. Att utlämning ska antas och inte bockas. De flesta funktioner i systemet har först varit ett irritationsmoment vid deras disk — vi bygger inte för en tänkt bagare, utan för en som finns och som säger ifrån.
Vill ni se hur det ser ut en vanlig tisdag hos dem? Boka ett samtal, så visar vi skärmen.
Om oss
Vi är ett litet bolag i Hestra.
Det är inte en säljpoäng, det är en upplysning. Bakery Office byggs av oss och ett bageri som bollplank, och det betyder några saker ni bör veta innan ni hör av er.
Det finns ingen supportkö — ni får svar från den som skrev koden. Det finns ingen säljavdelning, så ingen ringer er tre gånger. Det finns ett system som körs på riktigt, och ett litet antal bagerier vi hinner ta hand om ordentligt. Vi tar hellre fem som trivs än femtio som undrar.
Om det låter som en risk förstår vi det. Om det låter som en lättnad — hör av er.
Boka 30 minuter.
Vi visar skärmen och går igenom hur er tisdag ser ut i dag — var ordrarna står, vem som ringer, hur fakturorna blir till. Sedan avgör ni om det här hör hemma hos er. Inget säljsnack, ingen kostnad.